事務・バックオフィスのアウトソーシング入門：まずは“この業務”から切り出す
現在、多くの企業で人手不足や業務の属人化といった課題が増えています。 その中で、事務・バックオフィス業務のアウトソーシングは、 社内の負担を軽くしながら業務効率を高める手段として注目されています。
ただ、「何から外に出せばいいのか分からない」「いきなり全部任せるのは不安」という声もよく聞かれます。 本コラムでは、まず取り組みやすい業務と、成功につながる進め方をわかりやすくご紹介します。
事務・バックオフィスの仕事が抱える「よくある悩み」
事務・バックオフィスの仕事は、会社を支える重要な基盤です。 しかし次のような状態が続くと、業務効率や社員の働きやすさに影響が出てしまいます。
- 業務が一部の人に偏ってしまう
- 繁忙期と閑散期で作業量の差が大きい
- 正社員が本来の役割に集中できない
- 急な欠員で対応が追いつかない
このような悩みを感じ始めたら、アウトソーシングを検討するタイミングかもしれません。
アウトソーシングの基本的な考え方
「アウトソーシング」と聞くと、すべてを外部に任せるイメージを持たれがちですが、 実際には切り出しやすい部分から無理なく任せることが成功のポイントです。
まずは、定型的で成果が評価しやすい業務からスタートすると、 社内の理解も得やすく、スムーズな導入につながります。
まず取り組みやすい３つの業務
① 一般事務（データ入力・書類作成）
書類整理やデータ入力などの作業は、手順が明確なため外部への引き継ぎがしやすく、 繁忙期だけ活用するケースにも向いています。
② 経理補助・請求書処理
経理の全体を外す必要はありません。請求書処理や入力作業など、 判断を必要としない部分を委託することで担当者の負担を軽減できます。
③ 勤怠管理・人事サポート
勤怠チェックや入退社手続きの準備など、社内ルールに沿って進められる業務は、 アウトソーシングの出発点として非常に適しています。
導入時によくいただくご質問
Q. 小規模な会社でも利用できますか？
はい、可能です。規模に関係なく、業務負担の軽減や効率化を目的に導入される企業は増えています。
Q. どのくらいの期間から依頼できますか？
業務内容やご状況によって異なりますが、
短期間のスポット対応から中長期の継続的な活用まで柔軟に対応可能です。
繁忙期だけの活用や、プロジェクト単位でのご相談も増えています。
Q. 情報管理やセキュリティ面は大丈夫ですか？
個人情報や機密情報を扱う業務の場合でも、
事前に業務フローや管理体制を整理し、
ルールを明確にした上で運用を行います。
人材派遣の場合は、守秘義務契約を含めた体制整備のもとで対応します。
Q. 将来的に直接雇用へ切り替えることは可能ですか？
業務の相性やご本人の希望を踏まえ、
紹介予定派遣などの仕組みを活用することで
直接雇用への切り替えを検討することも可能です。
まずは現場での実務を通じて見極めたいという企業様にも適した方法です。
人材派遣活用のメリット
TOKENネットワークでは、貴社のニーズに合わせてスタッフを配置し、 日々の業務負担をサポートする派遣サービスを提供しています。
- 採用・教育コストの削減
- 必要な期間だけ即戦力を確保
- 繁忙期の業務量にも柔軟に対応
必要な時に必要なスキルを持つ人材をご提案することで、 現場の負担を軽減しながら業務を前へ進めることができます。
まとめ
事務・バックオフィス業務のアウトソーシングは、 まずは負担の大きい定型業務の切り出しから始めることで、 効果を実感しやすい取り組みです。
TOKEN ネットワークでは、企業と働く人の双方にとって “無理のない形” を大切にしながら、 それぞれのお客様に適した人材派遣サービスをご提供しています。
企業担当者の方も、お仕事探し中の方も、まずはお気軽にお問い合わせください。
